Opublikowana w Dzienniku Ustaw pod poz. 928 ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów nakazuje określonym podmiotom prawnym (zarówno prywatnym jak i publicznym) ustalenie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowanie tzw. działań następczych.
Procedurę zgłoszeń wewnętrznych ma obowiązek wdrożyć podmiot prawny, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Do grona tychże osób wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Jako odstępstwo od przedstawionej reguły:
- obowiązkowo, bez względu na liczbę zatrudnianych osób, procedurę zgłoszeń wewnętrznych muszą wdrożyć podmioty wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937;
- procedury zgłoszeń wewnętrznych nie mają obowiązku wdrożyć jednostki organizacyjne gminy lub powiatu liczące mniej niż 10 000 mieszkańców.
W przypadku podmiotów prawnych będących jednostkami samorządu terytorialnego, obowiązki podmiotu prawnego wykonują jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego, przy czym jednostki samorządu terytorialnego mają możliwość ustalenia wspólnej procedury zgłoszeń wewnętrznych w ramach wspólnej obsługi (w ramach tzw. centrów usług wspólnych), pod warunkiem zapewnienia jej odrębności i niezależności od procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
Od kiedy obowiązują przepisy o sygnalistach?
Data wejścia w życie regulacji dotyczących sygnalistów to 25 września 2024 r., zaś w zakresie obowiązków związanych ze zgłoszeniami zewnętrznymi dokonywanymi do Rzecznika Praw Obywatelskich i organów publicznych wspomniana data to 25 grudnia 2024 r.
Co określa się w procedurze zgłoszeń wewnętrznych?
Obligatoryjne elementy / informacje każdej procedury zgłoszeń wewnętrznych przedstawia poniższa tabela.
| Obowiązkowe elementy procedury zgłoszeń wewnętrznych | Wyjaśnienia / Przykładowe zapisy |
| 1) Wskazanie, kto jest upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych | Może to być wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, który na podstawie umowy zawartej z pracodawcą będzie takie zgłoszenia przyjmował. |
| 2) Określenie sposobów przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej |
Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych obejmują co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
|
|
3) Wskazanie, kto będzie podejmował działania następcze, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej
|
Powinna to być wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, przy czym wymagana tu jest bezstronność. A zatem za zasadny należy uznać pogląd, iż przykładowo osoba taka: · powinna być postawiona wysoko w strukturze organizacyjnej firmy; · musi być wyposażona w szereg uprawnień dających swobodę decyzyjną i prawo wglądu w dokumenty, systemy oraz uprawnienie zlecania określonych działań wewnątrz organizacji.
|
|
4) Przedstawienie trybu postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo
|
Ustawodawca nie wymaga od pracodawcy, aby procedował zgłoszenia anonimowe, ale nie ma przeszkód natury prawnej, aby pracodawca takie zgłoszenia umożliwił.
|
|
5) Zobowiązanie do potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania (chyba że sygnalista nie podał danych do kontaktu)
|
Poniżej przykładowy zapis dotyczący procesu przyjęcia zgłoszenia:
Niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia, nie później jednak niż w terminie 7 dni, Pełnomocnik ds. zgłoszeń potwierdza Sygnaliście przyjęcie zgłoszenia przy użyciu danych kontaktowych, które udostępnił Sygnalista.
|
| 6) Zobowiązanie do podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych |
Przez działanie następcze należy rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
|
|
7) Dookreślenie maksymalnego terminu na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej
|
Procedura musi wskazywać termin, w jakim pracodawca zobowiązany jest przekazać sygnaliście informację zwrotną o przebiegu i rezultatach postępowania wyjaśniającego dotyczącego sprawy będącej przedmiotem zgłoszenia oraz o podjętych działaniach następczych i ich rezultatach. Termin ten nie może być dłuższy niż 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, zaś w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia – 3 miesiące od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Informacji zwrotnej nie trzeba przekazywać, gdy sygnalista nie podał danych do kontaktu (chyba, że pracodawca zdecydował się na rozpatrywanie zgłoszeń anonimowych).
|
| 8) Przedstawienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. |
Procedura musi zawierać przejrzyste pouczenie o możliwości dokonania zgłoszenia zewnętrznego do właściwych organów.
|
Dodatkowo procedura zgłoszeń wewnętrznych może ponadto w szczególności:
1) wskazywać naruszenia dotyczące obowiązujących u pracodawcy regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne – jeżeli pracodawca przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń;
2) wymieniać czynniki ryzyka odpowiadające profilowi działalności danego pracodawcy, sprzyjające możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji;
3) zawierać postanowienie o tym, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;
4) określać system zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej pracodawcy, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
Konieczne konsultacje procedury i jej ogłoszenie
Każdy podmiot prawny powinien przede wszystkim sprawdzić, czy jest zobligowany z mocy prawa do stosowania przepisów zawartych w ustawie z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Jeśli tak, to nie pozostaje nic innego jak:
- zweryfikowanie, czy posiada się wystarczające zaplecze kadrowe i techniczne do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń od sygnalistów oraz do prowadzenia działań następczych, a także
- opracowanie odpowiedniej dokumentacji takiej jak np. procedury, upoważnienia, umowy o zachowaniu poufności itd.
Podkreślmy, że pracodawca wprowadzając procedurę zgłoszeń wewnętrznych ma ją obowiązek skonsultować z:
- zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
- przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.
Konsultacje w tym względzie mogą trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Finalnie, procedura:
- musi zostać podana do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w danym podmiocie prawnym;
- wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia jej ogłoszenia w ww. sposób.
Status prawny sygnalisty
Ochrona przysługuje sygnaliście niezależnie od formy świadczenia pracy lub pełnienia służby (m.in. umowa o pracę, umowa cywilnoprawna, prowadzenie działalności gospodarczej, wolontariat czy służba wojskowa).
Ochroną są objęci też sygnaliści dokonujący zgłoszenia lub ujawnienia publicznego przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę pracy, lub gdy taki stosunek już ustał.
Ustawodawca objął ochroną także:
- osoby fizyczne, które zgłoszą lub ujawnią publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą,
- osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia,
- osoby powiązane z sygnalistą,
- osoby prawne lub inne jednostki organizacyjne pomagające lub powiązane z sygnalistą (w szczególności stanowiące własność lub zatrudniające sygnalistę).
Warunki objęcia ochroną sygnalistów
Status sygnalisty jest pochodną dokonania zgłoszenia wewnętrznego lub zgłoszenia zewnętrznego bądź ujawnienia publicznego.
Dodatkowo, sygnalista powinien mieć uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa (w rozumieniu ustawy).
Ochrona przysługuje od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
Środki ochrony sygnalistów
Środki ochrony sygnalistów obejmują:
- zakaz działań odwetowych (np. zakaz: wypowiedzenia stosunku pracy, obniżenia wysokości wynagrodzenia za pracę, wstrzymania awansu, przeniesienia na niższe stanowisko pracy, zawieszenia w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych, przekazania innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty, niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy czy negatywnej oceny wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy),
- odwrócony ciężar dowodu (na stosującym działanie odwetowe spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym),
- odszkodowanie za dopuszczenie się działań odwetowych,
- zakaz zrzeczenia się ochrony przyjętej w projektowanej ustawie,
- sankcje.
Zgłaszanie naruszeń za pośrednictwem zewnętrznych kanałów
Na organy publiczne został nałożony obowiązek ustanowienia procedury zgłoszeń zewnętrznych, jak również wydania zaświadczenia o podleganiu sygnalisty ustawowej ochronie przewidzianej, w przypadku gdy zwróci się on z takim żądaniem.
Organ publiczny powinien także:
- przyjmować zgłoszenie,
- przekazywać je zgodnie z właściwością, gdy zgłoszenie nie będzie należało do jego właściwości,
- rozpatrywać zgłoszenia należące do jego właściwości,
- podejmować działania następcze,
- przekazywać zgłaszającemu informację zwrotną.
Dodatkowo na organ publiczny został nałożony obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych oraz rocznych sprawozdań zawierających dane dot. zgłoszeń zewnętrznych.
Zadania Rzecznika Praw Obywatelskich
Rolą RPO jest przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych, w tym wstępna weryfikacja zgłoszenia i nadanie sprawie dalszego biegu przez skierowanie zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub – w zakresie konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – rozpatrzenie zgłoszenia i podjęcie działań następczych.
Dodatkowo RPO powinien udzielać sygnalistom środków wsparcia (np. porad nt. praw i środków ochrony prawej).
Na RPO został również nałożony obowiązek sporządzania rocznego sprawozdania dotyczącego zgłoszeń zewnętrznych (na podstawie sprawozdań uzyskanych od organów publicznych) i przekazywania go do Komisji Europejskiej oraz do Sejmu i Senatu.
Zasady ujawnienia publicznego
Ujawnienie takie jest objęte ustawową ochroną, gdy ujawniający dokona w pierwszej kolejności zgłoszenia wewnętrznego i zewnętrznego lub od razu zgłoszenia zewnętrznego, ale w odpowiedzi na zgłoszenie nie zostaną podjęte w terminie żadne odpowiednie działania.
Sygnaliści w pytaniach i odpowiedziach – wyjaśnienia resortu pracy
Kim jest sygnalista?
Sygnalistą jest osobą zgłaszającą naruszenie prawa o których dowiedział się w związku z pracą. Sygnalistą może być każdy narażony na działania odwetowe po dokonaniu zgłoszenia.
Co odróżnia sygnalistę od innych zgłaszających np. składających zawiadomienie o przestępstwie?
Sygnalista uzyskuje informacje o naruszeniu w trakcie i w związku z pracą. Nie jest przypadkowym świadkiem zdarzenia.
Dlaczego ustawa o ochronie sygnalistów jest konieczna?
Decyzja osoby o zgłoszeniu naruszeniu pociąga za sobą ryzyko negatywnych konsekwencji ze strony pracodawcy. Taki pracownik jako strona ewidentnie słabsza może zostać pozbawiony awansu, podwyżki, nagrody, wreszcie pracodawca wskutek mobbingu może zmusić sygnalistę do złożenie wypowiedzenia umowy o pracy.
Ustawa ma na celu zapewnienie ochrony takim osobom.
Czy sygnalistą może być tylko pracownik?
Nie, ale przyjmuje się że będzie to zazwyczaj pracownik. Sygnalistą może być każdy, kto ma w związku z pełnionymi obowiązkami uzyskuje informacje o naruszeniu i zdecyduje się dokonać zgłoszenia.
Jak sygnalista może zgłosić naruszenie prawa?
Do odpowiedniej komórki we własnej organizacji/pracodawcy (zgłoszenie wewnętrzne), do organu publicznego (zgłoszenie zewnętrzne). Trzecia opcją jest ujawnienie publiczne, ale nie jest to preferowane rozwiązanie. Sygnalista w takim wypadku dokonuje publicznego ujawnienia nieprawidłowości w wyjątkowych sytuacjach.
Jakie obowiązki będzie ma pracodawca w związku z ustawą o ochronie sygnalistów?
Pracodawca musi opracować procedurę zgłoszeń wewnętrznych określającą zasady przyjmowania takich zgłoszeń i stworzyć kanały do ich przyjmowania.
Jaka ochrona przysługuje sygnaliście?
Sygnalista może wystąpić z roszczeniem o zadośćuczynienie lub odszkodowanie. Ponadto osoby przyjmujące zgłoszenia są obowiązane zachować tożsamość sygnalisty w tajemnicy.
Kiedy wystąpią działania odwetowe?
Działania odwetowe to wszelkie działania zmierzające do pogorszenia statusu sygnalisty w związku z dokonaniem zgłoszenia. Musi wystąpić związek między zgłoszeniem a działaniem odwetowym.
Czy dokonanie zgłoszenie będzie obowiązkowe?
Nie, ustawodawca nie wprowadził obowiązku dokonywania zgłoszeń. Decyzja o zgłoszeniu naruszenia jest własną decyzją każdego potencjalnego sygnalisty bez obowiązku wynikającego z prawa.
Czemu służy samo zgłoszenie naruszenie prawa?
Zgłoszenie naruszenia prawa ma pozwolić na podjęcie działań przed wystąpieniem skutków takiego naruszenia lub je maksymalnie zminimalizować. Dlatego konieczne jest stworzenie systemu ochrony sygnalistów. Każdy pracownik powinien mieć świadomość o możliwości zgłoszenia.
Źródło: opracowanie własne + materiały przygotowane przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
